Informations exposant Forum SST 2024

Les modalités pratiques ci-dessous sont destinées à faciliter le déroulement opérationnel du Forum SST le 15 mai 2024.

Avant de vous inscrire, merci de bien vouloir lire attentivement ce dossier.

  • Plus de 100 stands d’exposants présentant les dernières nouveautés en matière de sécurité et de santé au travail
  • 3 salles pour accueillir des workshops en parallèle
  • La remise du Prix Sécurité-Santé au Travail 2024 en présence des ministres concernés.

Découvrez sous peu le programme détaillé sur le site.

Le Forum Sécurité-Santé au Travail aura lieu à :

Luxexpo The Box S.A.

10, Circuit de la Foire Internationale

L-1347 Luxembourg – Kirchberg

www.thebox.lu

Le 15 mai 2024, de 8h00 à 18h00

La demande de réservation d’un stand exposant est à soumettre en ligne jusqu’au 17 avril 2024.

Pour garantir un accès rapide aux animateurs et membres du personnel qui seront présents sur le stand, ceux-ci doivent impérativement être inscrits en tant que visiteurs. Les exposants recevront leur badge le 15 mai 2024. Cette procédure est nécessaire pour le bon déroulement du Forum.

Seuls les exposants opérant dans le domaine de la sécurité, de la santé et/ou du bien-être au travail sont éligibles.

Le nombre de stands est limité à un maximum de 100 stands et l’attribution des stands se fera selon l’ordre d’arrivée des réservations. En cas d’une forte demande, l’inscription exposant sera, le cas échéant, clôturée avant la date limite. L’inscription elle-même ainsi que le stand de base sont gratuits.

Après validation des demandes de réservation, la liste des exposants sera publiée sur le site. Si la demande de réservation n’était pas retenue, l’exposant en question en sera averti par courriel.

Pour les prochaines éditions du Forum, les organisateurs se réservent le droit de ne plus accueillir les exposants qui ont annulé leur participation après la date limite d’inscription.

Un stand de base muni d’un équipement standard sera fourni, à titre gratuit, aux exposants.

Stand de base (3x3m) :

  • 1 table haute
  • 2 tabourets

Le wifi de LUXEXPO est disponible gratuitement sur l’ensemble du site.

Chaque exposant pourra également commander des options payantes pour son stand.

Options payantes (commande) :

Extension de stand:

  • Extension de stand simple : 3 mètres linéaires supplémentaires, soit 6x3m en total; 1500€ HTVA
  • Extension de stand double : 6 mètres linéaires supplémentaires, soit 9x3m en total; 3000€ HTVA

Location de matériel / d’équipement :

  • Tabouret(s) supplémentaire(s); P.U. 25€ HTVA
  • Ecran LCD 55 pouces, livré sur pied, avec haut-parleurs inclus; P.U. 295 € HTVA
  • Présentoir(s) pour brochures; P.U. 50€ HTVA

Les exposants qui commandent des options payantes (tableau ci-dessus) recevront une facture de la part de l’agence événementielle. Ils sont priés de procéder au règlement de la facture dans les meilleurs délais.

Le virement fera office de confirmation définitive de la commande. À défaut de règlement, la commande ne sera pas prise en compte.

Les exposants sont libres d’apporter du matériel complémentaire cependant aucune installation ou régie technique ne pourront être assurées par les soins des organisateurs. Les détails du montage et démontage suivront sous peu.

Une carte de parking par exposant sera remise à l’entrée principale Nord de Luxexpo The Box le 14 mai 2024 ou sinon le 15 mai 2024, pour permettre aux exposants d’accéder au parking exposant les jours de montage et de démontage ainsi que le jour de l’événement. Les exposants sont priés d’afficher leur carte exposant et de se garer au parking exposant.

 

L’ensemble du matériel des exposants devra être stocké sur leur stand. Les exposants pourront ranger quelques cartons sous la table haute mise à leur disposition. Les espaces n’étant ni surveillés ni gardiennés, les organisateurs rappellent aux exposants qu’ils sont responsables de leur propre matériel ainsi que du matériel de location qui leur est confié durant les horaires d’ouverture de la journée.

Les organisateurs exigent des exposants qu’ils assurent la présence d’au moins une personne sur leur stand durant les heures d’ouverture du Forum SST.

Les organisateurs se réservent le droit de ne plus accueillir les exposants qui ne respectent pas cette présence obligatoire, pour les prochaines éditions du Forum.

Des espaces de restauration (coffee corner, food truck, etc.) sont prévus sur le site de l’événement.

Pour tous ceux qui souhaitent proposer une animation de caractère pédagogique, veuillez formuler votre demande et fournir un descriptif de l’animation, éventuellement des photos et les dimensions de l’animation, à prevention.aaa@secu.lu.

Le choix des animations retenues sera fait au vu de l’ensemble des demandes, du caractère pédagogique des animations ainsi que de la disponibilité des emplacements.

Les exposants seront contactés suite à leur demande pour clarifier les modalités.

Afin que l’événement soit également un succès pour les exposants, il leur est recommandé d’informer leurs réseaux (clients, collaborateurs, amis, etc.) et de partager l’événement via leurs moyens de communication (site web, réseaux sociaux, newsletter, etc.).

Ce dossier prend en compte la situation sanitaire actuelle. Si les organisateurs étaient amenés à adapter l’aménagement des espaces et à mettre en place un plan d’implantation de mesures sanitaires en vigueur au moment du Forum, ils en informeront les exposants et les tiendront au courant de l’évolution de l’organisation.

Votre interlocuteur pour l’équipement de votre stand et sur site

Lemon Event Support

Madame Lydie Ommeganck

T. +352 28 55 28 – 302

M. forumsst@lemon.lu

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